Employés, droits et paie

Section Employés de la barre latérale.

HT-EMP-001 — Créer un employé

Écran : Employés ▸ Liste des employés ▸ « Employé » Permission : Employes:Create

Étapes

1. Cliquer le bouton vert « Employé ».
2. Renseigner l'identité : Nom, Prénom, Date de naissance, Adresse, Email, Numéro de téléphone, N° Pièce d'identité, N° Sécurité sociale (CNAS).
3. Renseigner le contrat : Date d'embauche, Salaire de base (DA), Rôle.
4. Définir le « Code PIN (4 chiffres) » — c'est ce code qui identifie l'employé au démarrage et sur les actions protégées.
5. Laisser Actif coché, puis « Valider ».

Résultat attendu : l'employé peut se connecter (HT-GEN-001) et ses écritures sont tamponnées à son nom.

Erreurs fréquentes : un employé inactif ne peut plus se connecter — c'est la façon propre de gérer un départ, plutôt que la suppression.

HT-EMP-002 — Définir les droits d'un rôle

Écran : Employés ▸ Gestion des rôles Permission : RolePermission:Update

Étapes

1. Créer un « Rôle » ou en sélectionner un existant.
2. Dans la « Matrice des Permissions », cocher les cases voulues au croisement écran × action :
   • Accès (Read), Ajouter (Create), Modifier (Update), Supprimer (Delete), Imprimer (Print), Exporter (Export) ;
   • plus les actions métier propres à certains écrans (voir tableau ci-dessous).
3. Valider.

Résultat attendu : les boutons non autorisés disparaissent pour les employés portant ce rôle. Une section entière de la barre latérale disparaît si aucun de ses écrans n'est accessible.

Actions métier attribuables

HT-EMP-003 — Accorder une permission individuelle (exception)

Écran : Employés ▸ Liste des employés ▸ « Sécurité... » Permission : Employes:ManageSecurity

Étapes

1. Sélectionner l'employé, cliquer « Sécurité... » (« Ouvre le panneau des permissions individuelles de l'employé sélectionné »).
2. Dans « Exceptions (Overrides) », accorder ou retirer une permission pour cet employé seulement, par-dessus son rôle.
3. Valider.

Les exceptions sont utiles pour un cas particulier (un préparateur autorisé à clôturer l'inventaire pendant les congés du pharmacien). Elles se contrôlent mal en nombre : au-delà de quelques-unes, créer un rôle dédié (HT-EMP-002).

HT-EMP-004 — Enregistrer un congé

Écran : Employés ▸ Congés ▸ « Congé » Permission : Conges:Create

Étapes

1. Cliquer « Congé ».
2. Dans « Demande de Congé » : sélectionner l'Employé, le Type de congé (congé annuel payé, congé pour maladie, congé de maternité, congé sans solde), la Date de début et la Date de fin.
3. Le Nombre de jours se calcule ; ajouter le Motif / Observations.
4. « Valider ».

Résultat attendu : les jours sont déduits du solde de l'employé — visible dans « Congés pris (total employé) » et sur sa fiche.

HT-EMP-005 — Définir l'emploi du temps hebdomadaire

Écran : Employés ▸ Emploi du Temps ▸ « Jour de travail » Permission : EmploiDuTemps:Create

Étapes

1. Cliquer « Jour de travail ».
2. Choisir l'Employé et le Jour de la semaine.
3. Renseigner le SHIFT 1 (heure de début / heure de fin) et, si nécessaire, le SHIFT 2 (optionnel).
4. « Valider ». Répéter pour chaque jour travaillé.

Résultat attendu : le planning sert de référence pour les heures et les analyses de productivité horaire (HT-STA-012), et conditionne la restriction horaire du code PIN (HT-EMP-008).

HT-EMP-006 — Établir une fiche de paie

Écran : Employés ▸ Fiches de Paie ▸ « Fiche de Paie » Permission : FichesPaie:Create

Étapes

1. Cliquer « Fiche de Paie », choisir l'Employé et la Période (Mois, Année).
2. Le salaire de base vient de la fiche employé.
3. Saisir les heures supplémentaires : Heures sup 50 % et Heures sup 75 % — le Montant heures sup est calculé.
4. Saisir les primes : Prime panier, Prime transport, Prime de risque, Prime de caisse.
5. Saisir les retenues et déductions : Retenue SS (9 %) (calculée), IRG, Retenue absence, Avance sur salaire.
6. Contrôler le net, puis « Valider ».
7. Imprimer le « Bulletin de paie ».

Résultat attendu : la fiche est enregistrée pour le mois et reste consultable dans le journal.

Erreurs fréquentes : une fiche déjà établie pour le même employé et le même mois doit être modifiée, pas dupliquée.

HT-EMP-007 — Comprendre les demandes de code PIN

Certaines actions sensibles ouvrent une fenêtre « Autorisation Requise » : elles exigent le code PIN d'un employé qui détient la permission — même si la personne devant l'écran n'est pas celle qui a ouvert la session.

Étapes : saisir le code PIN, puis « Confirmer » (« Valider le code PIN et confirmer l'opération »).

L'assistant ne saisit jamais un code PIN, même dicté par l'utilisateur. Il annonce que le code est demandé et laisse la personne le taper.

HT-EMP-008 — Restreindre le code PIN aux horaires de l'employé

Écran : Employés ▸ Liste des employés ▸ « Sécurité... » Permission : Employes:ManageSecurity

Étapes

1. Sélectionner l'employé, cliquer « Sécurité... ».
2. Sous le « Code PIN (4 chiffres) », cocher « Désactiver le code PIN en dehors de l'emploi du temps ».
3. Valider.

Résultat attendu — deux effets :

• À la saisie du PIN : hors de ses plages horaires, le code est refusé avec le message « Hors horaires : le code PIN de cet employé n'est utilisable que pendant les plages de son emploi du temps. » — ni ouverture de session, ni validation d'une action protégée (HT-EMP-007).
• En fin de service : la session de l'employé se ferme d'elle-même dans la minute qui suit la fin de sa plage. La fenêtre PIN reparaît, comme après « Changer utilisateur » : c'est au collègue qui prend le poste — ou à l'administrateur — de saisir son code.

La session de caisse n'est pas concernée : elle se clôture toujours à la main (Trésorerie ▸ Journal des caisses). Seule la session utilisateur est fermée.

Sans emploi du temps défini, le paramètre ne s'applique pas : tant que l'employé n'a aucun « Jour de travail » enregistré (HT-EMP-005), son PIN reste utilisable à toute heure. Cocher la case sans avoir saisi le planning ne bloque donc rien — il faut faire les deux.

Erreurs fréquentes

• Le planning se saisit jour par jour : un jour non renseigné est un jour non travaillé, donc PIN refusé ce jour-là. Penser aux samedis et aux jours de garde.
• Une garde de nuit se saisit sur le jour où elle commence (ex. lundi 20:00 → 08:00) ; elle couvre alors la nuit jusqu'au lendemain matin, même si le lendemain n'est pas planifié.
• Le PIN administrateur n'est jamais concerné par ce paramètre — il reste la porte de secours.
• Une vente en cours de saisie au moment de la fermeture automatique suit la règle habituelle du changement d'utilisateur : le formulaire est abandonné si le repreneur n'a pas accès à l'écran. Prévoir les plages avec un peu de marge après la fermeture de l'officine.