Stock — entrées, achats et mouvements

Section Stock de la barre latérale.

Règle d'or : tout le stock est géré au lot (produit + n° de lot + expiration + prix + dépôt). Chaque écriture de stock passe par un document ; il n'existe pas de correction « invisible ».

Consulter le stock

HT-STK-001 — Retrouver un lot et son historique

Écran : Stock ▸ Lots Permission : Lots:Read

Étapes

1. Filtrer par produit, code-barres, numéro de lot, fournisseur ou dépôt (HT-COM-001).
2. Cliquer la ligne : le panneau « Détails du lot » affiche le produit, le n° de lot, l'expiration, la Quantité Initiale et la Quantité Actuelle, le prix d'achat, le PPA, le prix de vente, la marge, le SHP, la TVA, le type d'entrée, le bonus, le dépôt et l'origine.

Action automatisable : stock.lots.rechercher (risque lecture).

HT-STK-002 — Imprimer l'étiquette code-barres d'un lot

Écran : Stock ▸ Lots (ou ligne d'entrée fournisseur)

Étapes

1. Sélectionner le lot.
2. « Aperçu code-barres » pour vérifier l'étiquette, puis « Imprimer code-barres ».
3. Pour un produit vendu à l'unité : « Aperçu étiquette vrac » / « Imprimer étiquette vrac » (l'étiquette porte alors le prix à l'unité).

Prérequis : imprimante d'étiquettes affectée dans Paramètres ▸ Paramètres ▸ Imprimantes ▸ Codes-barres / étiquettes.

Entrées fournisseurs

HT-STK-003 — Saisir une entrée fournisseur (réception)

Écran : Stock ▸ Entrées fournisseurs ▸ « Entrée » Permission : Create sur l'écran Prérequis : fournisseur créé (HT-FOU-001), dépôt principal défini (HT-PAR-004)

Étapes

1. Ouvrir Stock ▸ Entrées fournisseurs, cliquer le bouton vert « Entrée ».
2. En-tête :
   • Fournisseur ;
   • Type — bon de livraison ou facture (détermine ce qui est « facturé » dans les statistiques) ;
   • Numéro du document (N° Doc) et Date ;
   • Échéance de paiement ;
   • Observations si nécessaire.
3. Lignes — pour chaque produit reçu :
   • scanner le Code barre ou chercher le Produit ;
   • Qté reçue (et Vrac si le produit se vend à l'unité) ;
   • Lot et Expiration ;
   • PPA, SHP, Prix HT, TVA, Remise ;
   • Prix vente — les boutons de la ligne permettent d'appliquer la marge habituelle du produit, ou d'aligner le prix sur celui déjà pratiqué en stock ;
   • cocher Réclamation si la ligne fait l'objet d'un litige (HT-FOU-008).
4. Contrôler les totaux : Total HT, Total TVA, Total TTC, Total Remise, Total Net, Total PPA, Total SHP.
5. « Valider ».

Résultat attendu : un lot est créé par ligne, le stock augmente dans le dépôt, la dette fournisseur augmente du Net facturé.

Erreurs fréquentes

• Ordre des colonnes inhabituel : il est propre au fournisseur (Fournisseurs ▸ Ordre des colonnes lors de la saisie factures, HT-FOU-003).
• Prix de vente incohérent : vérifier PPA et remise avant de valider — après validation, la correction passe par une modification de l'entrée.

Action automatisable : stock.entree.nouvelle (risque saisie — la validation reste manuelle).

HT-STK-004 — Importer une entrée depuis une facture scannée

Écran : Stock ▸ Entrées fournisseurs ▸ « Importer depuis facture »

Étapes

1. Cliquer « Importer depuis facture » (« Ouvre l'assistant d'import d'une entrée à partir d'une facture scannée »).
2. Fournir la photo ou le scan de la facture ; les lignes sont lues automatiquement.
3. Contrôler chaque ligne : produit reconnu, quantité, prix, lot, expiration. Corriger les lignes non reconnues.
4. Valider pour créer l'entrée.

La lecture automatique est une aide : la responsabilité du contrôle reste au réceptionnaire. Un produit non reconnu doit être rapproché à la main.

HT-STK-005 — Corriger ou supprimer une entrée

Écran : Stock ▸ Entrées fournisseurs Permission : Update / Delete

Étapes

1. Retrouver l'entrée, l'ouvrir avec « Ouvre l'élément sélectionné pour le modifier ».
2. Corriger les lignes, puis « Valider ».
3. Pour supprimer : « Supprimer », puis confirmer.

Attention : supprimer une entrée retire le stock correspondant. L'opération est refusée si des lots de cette entrée ont déjà été vendus.

HT-STK-006 — Consulter tous les achats d'un fournisseur

Écran : Stock ▸ Journal des achats

Vue unifiée des entrées, remises financières et avoirs d'un même fournisseur, dans l'ordre chronologique. C'est l'écran à ouvrir pour justifier un solde fournisseur (HT-FOU-005).

Avoirs et remises

HT-STK-007 — Enregistrer un avoir fournisseur (retour de marchandise)

Écran : Stock ▸ Avoirs ▸ « Avoir »

Étapes

1. Cliquer « Avoir ».
2. En-tête : Fournisseur, N° Doc, Date de l'avoir, observations.
3. Lignes : choisir le lot concerné et saisir la Qte avoir (quantité retournée).
4. Vérifier HT, TTC, Net, puis « Valider ».

Résultat attendu : le stock des lots retournés diminue et la dette envers le fournisseur diminue du net de l'avoir.

HT-STK-008 — Retourner des produits proches de la péremption

Étapes

1. Ouvrir Sorties ▸ Lots proche péremption pour établir la liste (HT-VNT-032).
2. Exporter la liste en PDF pour le fournisseur (HT-COM-003).
3. Une fois l'accord obtenu, saisir un avoir avec ces lots (HT-STK-007).

Si le fournisseur ne reprend pas la marchandise, faire une sortie pour péremption (HT-VNT-029).

HT-STK-009 — Enregistrer une remise financière

Écran : Stock ▸ Remises financières ▸ « Nouvelle remise »

Étapes

1. Cliquer « Nouvelle remise ».
2. Renseigner Fournisseur, N° Document, Date, Type, Remise globale et l'Observation.
3. « Valider la remise financière ».

Résultat attendu : la dette fournisseur diminue du montant net. Aucun stock n'est touché — c'est la différence avec un avoir.

Échanges entre pharmacies

HT-STK-010 — Enregistrer un échange reçu d'un confrère

Écran : Stock ▸ Échanges ▸ onglet Échanges reçus Prérequis : pharmacie partenaire créée (HT-FOU-009)

Étapes

1. Créer un échange reçu, choisir la pharmacie partenaire.
2. Ajouter les produits, quantités, lots et expirations.
3. Valider.

Résultat attendu : le stock augmente et le solde d'échange du partenaire évolue en votre faveur ou en sa faveur selon le sens.

Un échange arrivé en ligne (transmis par le partenaire via le portail) ne peut être ni modifié ni supprimé localement.

HT-STK-011 — Envoyer un échange à un confrère

Écran : Stock ▸ Échanges ▸ onglet Échanges envoyés

Étapes

1. Créer l'échange envoyé, choisir le partenaire, ajouter les lots et quantités, valider.
2. Pour le transmettre par le portail : « Transmettre en ligne » — « Envoie cet échange au partenaire via le portail — il le validera pour l'entrer en stock ».
3. Tant que le partenaire n'a pas validé, « Annuler l'envoi » est possible.

Résultat attendu : le stock sort de l'officine et le solde d'échange est mis à jour.

Erreurs fréquentes : suppression refusée — l'échange est engagé en ligne ; annuler l'envoi d'abord.

HT-STK-012 — Recevoir une proposition d'échange en ligne

Écran : Stock ▸ Échanges ▸ propositions reçues

Étapes

1. « Actualiser » (« Recharge les propositions reçues (synchronisées par l'agent) »).
2. Ouvrir la proposition, contrôler les produits et quantités.
3. Valider pour l'entrer en stock.

HT-STK-013 — Suivre les soldes d'échange

Écran : Stock ▸ Échanges ▸ onglet Soldes, ou Fournisseurs ▸ Pharmacies Partenaires

Le solde indique, partenaire par partenaire, ce qui est dû ou à recevoir en marchandise.

Corrections de stock

HT-STK-014 — Régulariser un écart de stock

Écran : Stock ▸ Régularisations ▸ « Régularisations » (bouton de création) Permission : RegularisationSetJournal:Create

Étapes

1. Créer une régularisation.
2. Ajouter les lots concernés et la quantité corrigée.
3. Renseigner le motif — c'est ce qui justifie l'écriture lors d'un contrôle.
4. Valider.

Résultat attendu : le stock du lot est ajusté et l'écriture reste traçable (auteur, date, motif).

Pour un écart constaté lors d'un comptage complet, préférer un inventaire (HT-STK-016) : il traite tous les lots d'un dépôt en une fois.

HT-STK-019 — Ajuster la quantité d'un lot depuis l'écran Lots

Écran : Stock ▸ Lots ▸ menu « Plus d'actions » (⋯) de la ligne ▸ « Ajuster la quantité » Permission : Lots:Ajuster

Étapes

1. Retrouver le lot (HT-STK-001) et ouvrir le menu ⋯ de sa ligne.
2. Choisir « Ajuster la quantité » : la fenêtre rappelle le lot et sa Quantité actuelle.
3. Saisir la Quantité réelle en stock. L'aperçu annonce le mouvement qui sera écrit : entrée d'ajustement si la quantité augmente, sortie d'ajustement si elle diminue.
4. Renseigner le Motif, puis « Valider ».

Résultat attendu : le stock du lot est recalé sur la quantité saisie ; la trace conserve l'auteur, la date, les quantités avant/après et le motif. La Quantité Initiale du lot, les journaux de vente et la caisse ne bougent pas.

Pour corriger plusieurs lots d'un coup, préférer une régularisation (HT-STK-014) ou un inventaire (HT-STK-016).

HT-STK-020 — Sortir un faux stock depuis l'écran Lots

Écran : Stock ▸ Lots ▸ menu « Plus d'actions » (⋯) de la ligne ▸ « Sortir un faux stock » Permission : Lots:FauxStock

Sert quand une quantité affichée n'existe pas physiquement (reliquat d'une reprise de données, casse jamais saisie, vol constaté…) : elle sort du stock comme ajustement en sortie, sans passer par une vente.

Étapes

1. Ouvrir le menu ⋯ de la ligne du lot, choisir « Sortir un faux stock ».
2. Saisir la Quantité à sortir (au plus la quantité actuelle) et le Motif.
3. « Valider ».

Résultat attendu : la quantité sort du lot ; la trace conserve l'auteur, la date, les quantités avant/après et le motif. Rien n'apparaît dans les journaux de vente ni dans la caisse.

HT-STK-015 — Enregistrer un achat client

Écran : Stock ▸ Achats clients Permission : AchatsClientJournal:Create

Sert quand l'officine rachète de la marchandise à un client (retour de produit non vendu, reprise). La saisie suit le même formulaire qu'une entrée : produit, quantité, lot, expiration, prix.

HT-STK-016 — Réaliser un inventaire

Écran : Stock ▸ Inventaires ▸ « Inventaire » Permissions : Inventaires:Create, Inventaires:Valider, Inventaires:Cloturer

Étapes

1. Ouvrir Stock ▸ Inventaires, cliquer « Inventaire » : un inventaire est ouvert et l'écran de saisie s'affiche (« Ouvre un nouvel inventaire et bascule vers sa saisie »).
2. Choisir le Dépôt : la liste des lots à compter s'affiche avec la Qte initiale.
3. Pour chaque lot : saisir la quantité comptée, puis « Valider » (« Enregistre la quantité comptée pour ce lot et met à jour le stock affiché »). La colonne Compté ? passe à oui, la Différence s'affiche.
4. Suivre l'avancement avec « Différence : » et « Total diff ».
5. Quand un dépôt est terminé : « Fermer ce dépôt ».
6. Quand tout est compté : « Clôturer » — « Clôture l'inventaire et applique les régularisations de stock issues du comptage ».

Résultat attendu : le stock est aligné sur le comptage ; les écarts sont enregistrés comme régularisations rattachées à l'inventaire (Qte avant / Qte après).

Erreurs fréquentes

• Écarts massifs : des ventes ont eu lieu pendant le comptage — recompter les lots concernés avant de clôturer.
• « Clôturer » masqué : permission Inventaires:Cloturer manquante.

La clôture est irréversible : elle écrit dans le stock. L'assistant ne la déclenche jamais.

HT-STK-017 — Transférer du stock entre dépôts

Écran : Stock ▸ Transferts interdépôts ▸ « Transfert » Permissions : TransfertInterdepotJournal:Create, …:Valider, …:Annuler

Étapes

1. Cliquer « Transfert ».
2. Choisir le Dépôt source et le Dépôt destination.
3. Pour chaque lot : sélectionner le produit, vérifier la Qté disponible, saisir la Qté transférée, puis « Ajouter » (« Ajoute le lot sélectionné avec la quantité saisie à la liste du transfert »). « Supprimer » retire une ligne.
4. Contrôler Qté totale et Valeur totale, ajouter une observation si besoin.
5. « Valider transfert » (« Enregistre le transfert et déplace le stock du dépôt source vers le dépôt destination »).

Résultat attendu : le statut passe à validé ; le stock a changé de dépôt.

Annuler : « Annuler transfert » — rétablit le stock dans le dépôt source ; le document reste visible, marqué ANNULÉ.

HT-STK-018 — Consulter les retours clients

Écran : Stock ▸ Retours produits

Journal en lecture des produits rendus par les clients (quantités de sortie négatives) : produit, lot, expiration, quantité, prix, origine de la vente, auteur et date.

La saisie d'un retour se fait depuis la vente libre (HT-VNT-010).